Carrières

Adjoint au vice-président affaires juridiques

Adjoint au vice-président affaires juridiques

Date de publication
24 octobre 2018

Détails sur le poste

Metro Administratif

Lieu physique : Anjou (Place Carillon)
Secteur : Support administratif
Vice-Présidence : Affaires juridiques
Type du poste : Permanent

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Sommaire

Assiste ses supérieurs dans les fonctions administratives reliées au secrétariat corporatif et dans la gestion administrative de leurs tâches.

 

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES :

- Coordonner les réunions avec les administrateurs de Metro inc. et des filiales ainsi que les différents intervenants.

- Aider à la préparation de tout document connexe à la tenue des réunions des conseils d'administration et de divers comités (avis de convocation, ordre du jour, suivis, etc.) ainsi qu'à la préparation de résolutions.

- Assurer un soutien au vice-président et au secrétaire corporatif adjoint dans la préparation des documents connexes à la divulgation trimestrielle et annuelle.

- Recueillir et maintenir à jour les différentes données des dossiers corporatifs (liste d'administrateurs et dirigeants, procès-verbaux des réunions et autres documents).

- Veiller et exécuter le dépôt des déclarations d'initiés sur SEDI.

- Exécuter le dépôt de formulaires auprès de la TSX (dividendes, etc).

- Préparer les documents légaux et les rapports internes.

- Exécuter des recherches et consultations dans divers sites internet et autres.

- Effectuer des tâches de secrétariat telles gestion d'agenda, traitement de texte et mise en forme de documents, gestion des appels et organisation administrative.

- Être responsable de l'ouverture, de la fermeture et du classement de dossiers.

- Répondre aux appels et effectuer le suivi aux personnes responsables.

- Veiller au suivi et au paiement des comptes d'honoraires et des comptes fournisseurs.

- Répondre aux demandes de renseignements provenant des différents départements et de sources externes.

- Être responsable de la logistique des déplacements des membres de l'équipe (avion, hôtel, repas, etc.) et des rapports de présence de l'équipe.

- Assurer les commandes de fourniture de l'équipe.

- Exécuter toute autre tâche et assumer toute autre responsabilité que ses supérieurs pourront lui confier et assurer un soutien aux autres membres de l'équipe.

 

 

CRITÈRES D’ADMISSIBILITÉ :

- DEP en secrétariat

- DEC en techniques juridiques un atout

- 1 à 3 ans d'expérience dans des fonctions similaires

- Expérience en secrétariat corporatif et dans le secteur juridique

- Compétences informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint, SAP, Diligent, etc.)

- Bon sens de l'organisation et bonne gestion du temps

- Bilinguisme essentiel (français et anglais, parlé et écrit)

- Esprit d'équipe, rigueur, souci du détail, capacité à travailler sous pression, capacité d'adaptation et jugement, débrouillardise, discrétion et respect de la confidentialité

 

 

COMPÉTENCES :

- Orientation vers un travail/service de qualité

- Apprentissage des aspects techniques

- Gestion du temps

- Débrouillardise

- Connaissance du fonctionnement de l’entreprise

- Maitrise de soi

 

 

Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

Veuillez préciser le titre du poste.

 

Metro est dédiée à la promotion d'un milieu de travail diversifié. Nous considérerons tous les candidats qualifiés pour l'emploi postulé.

 

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